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法規內容

法規名稱: 新竹縣各地政事務所土地登記印鑑設置標準作業程序
公發布日: 民國 92 年 02 月 25 日
修正日期: 民國 92 年 02 月 25 日
發文字號: 府地籍字第0920017710號
法規體系: 地政類
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壹、為便利民眾申辦土地登記印鑑設置並齊一各地政事務所作業流程,訂
    定本作業程序;有關本縣土地登記印鑑設置除依「土地登記印鑑設置
    及使用作業要點」規定外,依本作業程序辦理。

貳、標準作業程序表          
                                ┌───┐
                                │申請人│
                                └─┬─┘
                                    │  
                                    │
                                    ▼
    ┌───┐  ┌────┐    ┌───┐
    │駁  回│  │通知補正│    │收  件│
    └───┘  └┬───┘    └─┬─┘
        ▲        │    ▲          │
        │        │    │          │
        │        │    │          ▼
        │        │    │      ┌───┐      ┌─────┐
        │        │    └───┤審  查│      │移送申請人│
        │        └─────▼│  及  ├──▼│指定登記機│
        └───────────┤核  定│      │關        │
                                └─┬─┘      └─────┘
                                    │
                                    │
                                    ▼
                              ┌─────┐
                              │蓋土地登記│
                              │印鑑設置專│
                              │用章      │
                              └──┬──┘
                                    │
                                    │
                                    ▼
                                ┌───┐
                                │印鑑卡│
                                │建  檔│
                                └─┬─┘
                                    │
                                    │
                                    ▼
                                ┌───┐
                                │申請書│
                                │歸  檔│
                                └───┘

參、作業內容注意事項
一、收件
(一)收件人員核對申請書所載申請人、法定代理人或代表人資料與國民
      身分證記載事項相符,足以認定確屬申請人親自申請者,始得受理
      。
(二)查對申請書附繳證件欄填寫證件名稱與件數是否相符。
(三)接受申請書時,應將收件年月日時分、收件號數、申請人姓名或名
      稱、申請人出生日期或法人統一編號、法定代理人姓名、轉寄機關
      或須代為轉寄機關名稱、申請事項登記於收件簿;且將收件年月日
      時分、收件號數、轉寄機關或須代為轉寄機關名稱,記載於申請書
      ,並蓋收件人章。
(四)印鑑登記承辦人員於接收案件時,應於收件簿(附件一)上註明接
      辦日期,並蓋承辦人章。
二、審查及核定
(一)依收件先後次序辦理;並依據「土地登記印鑑設置及使用作業要點
      」第八點規定,查對印鑑檔有無重複設置。
(二)審查相符,承辦人員應於申請書(附件二)擬辦欄簽註意見、月日
      、時分並蓋章後,交由核定人員於批示欄簽註意見、月日、時分及
      簽名,並加蓋代為決行章。
(三)經審查有下列情形之一者,應填具補正通知書(附件三),敘明理
      由或法令依據,通知申請人於接到通知書之日起十五日內補正:
      1.申請人之資格不符或法定代理權有欠缺者。
      2.申請書不合程式,或應提出之證明文件不符或欠缺者。
      3.申請書記載事項,與其證明文件或土地登記資料記載不符,而未
        能證明其不符之原因者。
      前項補正通知以一次為限,承辦人員應於補正通知書稿(附件四)
      擬辦欄簽註月日時分及蓋章。
      第一項之補正案件由核定人員核定,並於核定欄簽註月日、時分,
      簽名及加蓋代為決行章。
      能即時補正之案件,得以當面或電話通知補正,通知後如未依約補
      正者,應即改以書面通知。
      補正通知書一式二聯,經核定後第一聯留存登記機關歸檔以備查考
      。第二聯以掛號郵寄送達申請人。
      申請人補正時,應於通知書第一聯簽章並註明補正日期。
      補正案件由承辦人員每日上班前檢查一次,有逾期未補正之案件,
      應即依規駁回。
(四)經審查有下列情形之一者,應填具駁回通知書(附件五),敘明理
      由及法令依據,駁回印鑑登記之申請:
      1.不屬受理登記機關管轄者。
      2.依法令不應設置者。
      3.逾期未補正或未依補正事項完全補正者。
      前項駁回,承辦人員應於駁回通知書稿(附件六)初審欄簽註月日
      時分及蓋章。
      第一項之駁回通知書稿,由核定人員於核定欄簽註意見、月日、時
      分,簽名及加蓋代為決行章。
      如屬逾期未補正或未依補正事項完全補正者,授權承辦人員核定,
      於核定欄簽註意見、月日時分,簽名及加蓋代為決行章。
      駁回通知書一式二聯,經核定後,第一聯送歸檔人員歸檔,第二聯
      以掛號郵寄送達申請人。
(五)經審查發現印鑑設置人有下列情形之一者,應檢具證明文件,陳請
      核准後,填寫登記申請書,逕為註銷其設置之印鑑:
      1.已死亡或經死亡宣告。
      2.經禁治產宣告。
      3.法人經解散、撤銷或宣告破產者,但法人經解散或撤銷並已進入
        清算程序者,僅註銷其代表人之印鑑。
      4.法人名稱或其代表人變更,未申請變更印鑑者。
      5.限制行為能力人成為有行為能力,未申請繼續使用原設置之印鑑
        者。
      前項逕為註銷,承辦人員應檢具證明文件影本,函請已知設置該印
      鑑之相關登記機關知照(土地登記印鑑設置及使用作業要點第十一
      點)。
三、注意事項: 
(一)申請書所載受文機關應為本所,土地、建物標示應屬本所管轄。(
      土地登記印鑑設置及使用作業要點第一點)
(二)附繳證件與申請書附繳證件欄記載應相符。
(三)國民身分證所貼相片應加蓋主管機關騎縫鋼印,相片與申請人面貌
      應相符。
(五)申請人為限制行為能力人,應與其法定代理人會同申請並各設置印
      鑑於同一印鑑卡。(土地登記印鑑設置及使用作業要點第三點)
(六)應檢附印鑑卡。(土地登記印鑑設置及使用作業要點第六點(二)
      )。
(七)應檢附印鑑章。(土地登記印鑑設置及使用作業要點第六點(二)
      )。
(八)自然人,應檢附國民身分證正、影本,並於影本簽註「本影本與正
      本相符如有虛偽不實申請人願負法律責任」並蓋章。
      法人,應檢附法人登記證明文件及其代表人資格證明文件或公司設
      立(變更)登記表正、影本或其抄錄本。除於影印本及抄錄本簽註
      「所登記之資料現仍為有效資料,如有虛偽不實申請人願負法律責
      任」外,影印本應另簽註「本影印本與正本相符」並蓋章(土地登
      記印鑑設置及使用作業要點第六點(三))。
(九)土地登記名義人所附權利證明文件應足以證明其為真正權利人。(
      土地登記印鑑設置及使用作業要點第六點(四))。    
(十)申請人之姓名、生日、統一編號及住址,應與國民身分證正、影本
      記載相符。(土地登記印鑑設置及使用作業要七點(一))。 
(十一)印鑑卡記載設置人及法定代理人之姓名、生日、統一編號及住址
        等,應與申請人欄記載相符。 
(十二)印鑑卡設置人及法定代理人之印鑑,與申請書申請人欄蓋章之印
        文應相同。 
(十三)印鑑卡應經設置人或法定代理人當場親自簽名及捺指印(土地登
        記印鑑設置及使用作業要點第七點第二項)。
(十四)印鑑卡如未能捺左手姆指印,而捺其他手指印者,應予記明(如
        記明「右手姆指印」)(土地登記印鑑設置及使用作業要點第七
        點第二項)
(十五)申請事由為變更印鑑,應曾經設置印鑑尚未註銷(土地登記印鑑
        設置及使用作業要點第八點參照)。
(十六)申請註銷印鑑,應由已設置印鑑之本人或法人之代表人檢附土地
        登記印鑑申請書辦理之。(土地登記印鑑設置及使用作業要點第
        十點)。    
(十七)印鑑設置人死亡或經宣告死亡者,應由其繼承人或利害關係人,
        檢附其死亡記事之戶籍資料申請註銷印鑑。(土地登記印鑑設置
        及使用作業要點第十點(一))。 
(十八)印鑑設置人經禁治產宣告者,應由其監護人或利害關係人,檢附
        禁治產宣告有關文件代為申請註銷印鑑。(土地登記印鑑設置及
        使用作業要點第十點(二))。

肆、鈐印、歸檔、管理及使用:
一、鈐印:
(一)印鑑卡(附件七)經核定後,應連同申請書送請鈐印人員加蓋土地
      登記印鑑設置專用章。
(二)鈐印人員應檢查申請書確經核定,且印鑑卡記載資料與申請書相符
      後,再加蓋土地登記印鑑設置專用章。
二、歸檔及管理:
(一)印鑑卡應按自然人及法人分類裝釘成專簿集中於印鑑檔案室保管。
(二)自然人之印鑑卡,依出生年月日先後順序裝釘,出生年月日相同者
      ,依建檔次序先後裝釘。
(三)法人之印鑑卡,依其統一編號大小順序裝釘。
(四)印鑑專簿,每冊以五十人裝釘一冊為原則,每冊應製作索引(附件
      八)。
(五)印鑑卡變更者,變更後之印鑑卡應與原設置之印鑑卡一併保管,並
      於索引加註變更之日期及事由。
(六)印鑑卡註銷者,應另填寫註銷清冊(附件九)。
(七)印鑑檔案室,除收件、檔案管理及印鑑審查人員外,非經許可不得
      進入。
(八)印鑑卡,除法律另有規定或遇天災等不可抗力外,不得攜離印鑑檔
      案室。
(九)印鑑卡,除有土地登記案件必須調閱比對者外,不得調閱。
(十)印鑑卡應永久保存;其經註銷者,自註銷之日起保存十五年;印鑑
      申請書及其附件之保存年限亦同。
(十一)印鑑卡,應每月清點一次,並填寫清點紀錄簿(附件十),陳請
        課長核閱。
三、使用:
(一)土地登記案件承辦人員須調閱印鑑卡時,應填寫調閱單,記明登記
      案件收件年字號、設置印鑑人姓名(名稱)及調閱日期,並蓋章後
      交由檔案管理人員調取使用。
(二)調閱時,應於規定場所比對,不得擅自攜離;比對完畢,應即歸還
      。
(三)歸還時,印鑑卡管理人員應於調閱單記載歸還月日及時分並蓋章。

伍、本作業程序奉核定後實施。