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法規內容

法規名稱: 新竹縣政府檔案管理作業要點
公發布日: 民國 91 年 11 月 27 日
修正日期: 民國 91 年 11 月 27 日
發文字號: 府行文字第0910128187號
法規體系: 行政類
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一、新竹縣政府(以下簡稱本府),為健全檔案管理,促進檔案開放與運
    用,發揮檔案功能,特訂定本要點。

二、本府管理檔案,應參照檔案中央主管機關訂定之機關檔案管理單位及
    人員配置基準,設置專責單位或人員,並編列年度計畫及預算。

三、本府檔案分類及保存年限區分表,另訂定之。

四、本府檔案管理作業,包括下列各款事項:
(一)點收。
(二)立案編目。
(三)保管。
(四)檢調。
(五)應用。
(六)銷毀。
(七)移轉。
(八)其他檔案管理作業及相關設施事項。

五、文書單位每日將處理公務或公務而產生之各類紀錄及其附件送交檔案
    管理人員辦理歸檔、簽收過程,包括案件歸檔、歸檔物品查檢、歸檔
    案件完整及正確性之查核、確認點收、逾期歸檔稽催及案件歸檔統計
    事項。

六、各單位承辦人員應先行查檢擬歸檔案件是否已確實辦畢及已填妥保存
    年限及分類號,如有未填妥保存年限及分類號者,應由承辦人員補填
    ;其案件以原件為原則,有附件者,數量每一種以一份為限。未以原
    件歸檔者,應由承辦單位簽註原件去向或無法以原件歸檔原因,並經
    權責長官核准後,方得辦理歸檔。

七、辦畢案件應於五日內送交檔案管理人員辦理歸檔;如有延後歸檔之必
    要時,承辦人員應先簽請權責長官核准後,知會檔案管理人員辦理延
    後歸檔。

八、承辦人員應將已辦畢之案件進行逐件逐頁編碼,其方式如下:
(一)依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序於各頁左
      下角編號頁碼。但文件係雙面書寫或列印者,其背面頁碼應於右下
      角為之。
(二)附件頁碼之編寫,除書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文
      連續為之。

九、歸檔檔件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒
    體或書籍型式之附件時,應由承辦單位或文書單位於該媒體或附件適
    當位置註記文號,並於歸檔清單上註記其類型及數量。

十、機密檔案歸檔時,承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封,並於封面
    上註明單位名稱、裝封年月日、收發文字號、案由或案名、年度、分
    類號、頁數、件數、附件數、案件辦理起迄時間、保存年限、機密等
    級及解密條件,封口加蓋印章或職章後,送檔案管理人員辦理歸檔。
    案由或案名,得以代碼或代名表示。檔案管理人員點收機密檔案時,
    僅得依封套上記載事項檢視,不得拆開封套;經確認無誤後,應於歸
    檔清單及封面上註記點收日期或蓋點收章備查。

十一、承辦人員或文書人員應將歸檔案件依序整理,並將每一歸檔案件之
      文號、主旨、承辦單位及人員、頁數、附件媒體類型及數量等應註
      記於歸檔清單。

十二、承辦單位或文書單位應彙齊歸檔案件併同歸檔清單,於案件辦畢五
      日內送交檔案管理人員辦理點收。

十三、檔案管理人員應逐一查檢歸檔案件中是否有下列不符合歸檔範圍之
      物品:
  (一)現金、有價證券及其他貴重物品。
  (二)司法訴訟有關物證。
  (三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
        品。
  (四)易變質而不適長期保存之物品。

十四、經查檢歸檔案件有本要點十三所列之物品時,檔案管理人員應於歸
      檔清單中備註欄內註記「不得歸檔」,並將該物品退回承辦單位或
      文書單位處理。

十五、歸檔案件有下列情形者,檔案管理人員應於歸檔清單上註記原因及
      退回日期後,退還承辦單位或文書單位補正,再依歸檔程序送交檔
      案管理人員重新辦理點收。
  (一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
  (二)案件污損或內容不清楚者。
  (三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
  (四)案件未編列文號或文號有誤者。
  (五)案件未填註保存年限或分類號者。
  (六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。
  (七)案件逾二頁以上未蓋騎縫章者。
  (八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字
        樣者。
  (九)案件與歸檔清單之登載不符者。
  (十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。

十六、檔案管理人員應就歸檔案件與歸檔清單所載內容與頁數逐一核對,
      經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期並簽章,或蓋點收章。

十七、歸檔清單應由檔案管理人員訂定之保存年限妥善保管乙份,存放於
      適當場所或採電子方式儲存,以利日後查檢。

十八、檔案管理人員應定期製作「逾期未歸檔案件稽催單」,經權責長官
      核閱後,催請承辦單位或文書單位辦理歸檔。

十九、承辦單位或文書單位接獲「逾期未歸檔案件稽催單」後,其單位主
      管應請相關承辦人員迅速依歸檔程序向檔案管理人員辦理歸檔。

二十、本府人員調離時,人事單位應知會檔案管理人員,以確實查檢其歸
      檔情形,對於辦畢而未歸檔案件應促請依相關規定列入移交事項。

二十一、檔案管理人員應定期彙集統計歸檔案件數量,並製作成「歸檔案
        件數量統計表」,經簽請權責長官核閱後,再知會各承辦單位,
        並作為日後檔案管理業務之參考。

二十二、檔案管理人員應依據檔案分類及檔案保存年限區分表逐件查核案
        件之分類號及保存年限之正確性。

二十三、檔案管理人員查檢案件分類號及保存年限時,發現繕寫錯誤或不
        正確時,應予更正。

二十四、歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容,查檢是否
        有性質相同之前案。

二十五、檔案經檔案管理人員查檢,性質相同之檔案,應併於同一案名處
        理;無前案可併者,應立新案,建立簡要案名。

二十六、確立案名後之案件,檔案管理人員應將其歸入適當之案卷,並依
        序編列卷次號。

二十七、卷次號確立後,檔案管理人員應依文件產生日期先後賦予目次號
        ,並以鉛筆編寫目次號於案件第一頁左上角空白處。

二十八、各案件應賦予適當之檔號,檔號之組成應包括年度號、分類號、
        案次號、卷次號及目次號。

二十九、檔案管理人員對檔案著錄係就檔案之內容及其形式加以分析、判
        斷並據以擇要記錄其事項及特徵之過程。

三十、本府依檔案法施行細則第十二條辦理檔案回溯編目,應著錄包括案
      由(名)項、發(來)文者項、文件形式項、相關編號項、日期項
      、檔案外觀項及關聯項等項目。但永久保存檔案應增列主題及附註
      項。

三十一、檔案經立卷後,放置於檔案庫房之管理過程與作業,包括檔案上
        架、整架、裝訂、查檢及保管數量統計事項。

三十二、檔案經立卷後,檔案管理人員應依下列方式辦理檔案上架作業:
    (一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
    (二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不
          同媒體型式,分區保管。

三十三、檔案管理人員應按檔號大小順序,小者在左,大者在右,由左至
        右,由上至下直立排列且檔案架應預留架位空間,以利後續檔案
        排架。

三十四、機密檔案用機密檔案櫃存放,照普通檔案排列法排列,檔案櫃之
        標籤框內,放置標籤,註明該櫃內所儲檔案、類別,並指定專人
        負責管理。機密檔案經解密後,應照普通檔案管理。

三十五、檔案管理人員應依檔案之年度或檔號範圍等項目,於檔案架、櫃
        之隔板或封板適當位置,設置簡明之標示,並定期查檢有無標示
        脫落或需更改等情事。

三十六、檔案管理人員應定期檢查檔案排架順序,並依需要調整架位。

三十七、檔案之裝訂,由檔案管理人員自行辦理為原則;如需委外裝訂時
        ,應於檔案保管場所或機關內指定場所為之。

三十八、永久保存檔案應定期裝訂成冊;定期保存檔案得以裝訂成冊或以
        活頁方式辦理。

三十九、檔案附件應依下列規定辦理裝訂:
    (一)檔案附件之裝訂,以與原件裝訂為原則。
    (二)檔案附件如難以併同裝訂時,應於附件適當位置標記檔號及收
          發文號後,另行存置,並於案卷目次表註明附件存放位置。

四十、檔案有遺失或毀損致無法修復之情形者,檔案管理人員應即查明原
      因簽請權責長官處理,並依據簽准結果,註記於檔案管理資訊系統
      或另作成紀錄備查。

四十一、檔案管理人員應依檔案類目、不同媒體型式或保存年限等項目製
        作檔案保管數量統計表,並應留存,以作為日後檔案管理業務之
        參考。

四十二、檔案管理人員保管之檔案,應定期抽查,以確保安全。

四十三、檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許
        可,不得擅自進出。

四十四、借調檔案時,應由調案人填具調案單提出申請;至採線上調閱方
        式者,於設定權限內申請使用或藉由線上簽核調案時,無須再使
        用調案單。他機關借調或依法有權調閱檔案者,則須以書面提出
        申請。
        前項書面,應註明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有
        關聯絡資料。
        惟借調極機密以上等級者,應經機關幕僚長以上核准;借調機密
        以下等級者,應經業務承辦單位主管核准。機密檔案借出時,應
        外加封套密封後加蓋密封章,送調案人簽收,或由調案人或調案
        單位指定人員親至檔案人員簽收。但屬極機密以上等級者,應由
        調案人親自為之。
        調用機密檔案時,應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、
        承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。

四十五、借調檔案以與承辦業務有關者為限。
        因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或
        簽請本府權責長官核准。

四十六、檔案管理人員應就核准之調案單上所載之檔案範圍,進行檔案目
        錄或相關紀錄查檢,並確認其欲借調檔案有無調出使用情形。

四十七、檔案如已借調他人使用者,檔案管理人員應向前調案人催還,再
        依手續送交調案人。

四十八、檔案管理人員應先確認所申請借調之檔案有無微縮片或電子檔等
        複製品;如該檔案有複製品時,檔案管理人員檢出該檔案複製品
        供調案人使用,以避免使用檔案原件。惟借調機密檔案屬複製品
        者,用畢後歸還銷毀。

四十九、借調檔案僅有原件時,檔案管理人員應按核准之調案單上所載案
        件或案卷之檔號迅速檢出後,依機關內或機關間借調或調用情形
        分別註記處理。

五十、本府人員所借調之檔案檢出後,應交予調案人或其代理人逐件清點
      ,且於調案單上簽收;調案單採用二聯式,一聯由檔案管理人員備
      查,另一聯交予調案人收執。他機關借調或調用檔案檢出後,由承
      辦單位以備函方式送達;如其派員親至本府調案時,亦應由承辦單
      位持本府函復之公文並填具調案單後,向檔案管理人員辦理調案。

五十一、借調或借用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆
        散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或
        變更檔案內容之情事。

五十二、檔案調出後,檔案管理人員應依據核准之調案單,扼要記載調案
        人、調案單位、調案日期、案名、案由、文號、應歸還日期、歸
        還日期及稽催情形,作成調案紀錄備查。

五十三、借調檔案以十五日為限,惟借調機密檔案以七日為限,屆期仍須
        繼續使用,應於原調案單上填妥展期申請資料,但其展期次數不
        得超過三次。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還
        檔案後,再依規定辦理借調。借出檔案,如有急用,得隨時催還
        。

五十四、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調
        案紀錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人。
        對於機密檔案歸還時,調案人應在內、外封套上加蓋密封章或職
        名章密封,並加註歸還日期。
        檔案管理人員應於機密檔案歸還時當場拆除外封套,檢視內封套
        是否依規定密封。如未密封,應即通知調案人改善,並於調案紀
        錄註記之,且應由調案人會同業務單位承辦人員或主管當場檢視
        內封套之內容。
        前二項如有本要點五十一所定情事時,應於調案紀錄上載明事由
        ,並簽報本府權責長官議處,其調案單不予退還。

五十五、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作「
        逾期未歸還檔案稽催單」。如為他機關借調或調用檔案逾期未還
        時,應由檔案管理人員向承辦單位辦理稽催,並由承辦單位函請
        該機關歸還檔案。

五十六、檔案逾期未歸還且經稽催三次仍未歸還時,檔案管理人員應將該
        調案人及稽催情形簽請機關權責長官處理。

五十七、電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理。
        前項線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。

五十八、民眾申請閱覽、抄錄或複製本府檔案、行政資訊或卷宗(以下簡
        稱應用檔卷)應填具申請書並敘明理由向本府申請。

五十九、申請應用程序不符或要件不備,經通知申請人補正者,應於七日
        內補正;不能補正或逾期不補正者,逕行駁回之。

六十、本府於收受申請書之日起十五日內為准駁之決定;必要時,得予延
      長。但延長時間不得逾十五日。

六十一、提供應用之檔卷,如其中一部分有必要限制公開,應僅就其他可
        公開部分提供之。

六十二、申請人至本府應用檔卷時,應出示核可通知書及備有本人照片之
        身分證明文件,經本府業務單位承辦人員完成登記程序後,始得
        進入指定閱覽處所。

六十三、申請人進入閱覽處所,應注意下列事項:
    (一)禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。
    (二)不得破壞環境整潔。
    (三)禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔卷之工具。
    (四)抄寫檔卷時,以使用鉛筆或可攜式電腦為限。
    (五)禁止攜帶私人物品。
    (六)禁止擅自接用電源。
    (七)本府提供應用之器材須妥慎維護,不得破壞。
    (八)如有必要離開閱覽處所者,應將檔卷交由業務單位承辦人員保
          管;應用影像系統者,則應完成登出作業。

六十四、申請人應用檔卷,應保持檔卷資料完整,不得有下列行為:
    (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔卷。
    (二)拆散已裝訂完成之檔卷。
    (三)以其他方法破壞或變更檔卷內容。

六十五、應用檔卷時,申請人有本要點六十三及六十四所列情形者,本府
        得停止其應用,並記錄之。情節重大者,得依法論處。

六十六、申請應用之檔卷,不得攜出閱覽處所,並應當日歸還。檔卷應用
        完畢歸還,應經本府業務單位承辦人員點收後,始將身分證明文
        件交還申請人。

六十七、申請人應用檔卷,應至本府指定閱覽處所為之。開放應用時間為
        星期一至星期五,上午九時至下午四時三十分。例假日及國定假
        日不對外開放。

六十八、申請閱覽、抄錄檔卷或複製檔案經核准者,其費用除其他法令另
        有規定外,悉依檔案閱覽抄錄複製收費標準之規定收取之。前項
        之收費,業務單位承辦人員應開立收據交付申請人。

六十九、檔案除須永久保存者外,定期保存者,其保存年限區分為三十年
        、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年、一年。

七十、本府辦理定期保存檔案之銷毀,以每年一次為原則。
      檔案管理人員對於屆保存年限之檔案,依規定編製擬銷毀檔案目錄
      ,送會相關業務單位,就檔案是否銷毀或須延長保存年限等事項表
      示意見,作為權責長官核准檔案銷毀之依據。

七十一、檔案管理人員,依擬銷毀檔案目錄中經權責長官核准銷毀之檔案
        ,據以編製銷毀目錄及檔案銷毀計畫,作為檔案中央主管機關審
        核本府銷毀檔案之用。

七十二、本府擬銷毀之檔案,如有文史機關要求提供,檔案管理人員應於
        擬銷毀檔案目錄及檔案管理資訊系統相關欄位註記之。

七十三、經微縮、電子儲存之檔案,檔案管理人員應於擬銷毀檔案目錄、
        案卷目次表及檔案管理資訊系統相關欄位註記之。

七十四、經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案,檔案中央主管機關或本府
        認有必要時,應先以微縮、電子或其他方式儲存之,並附註其編
        號於檔案銷毀目錄、案卷目次表及檔案管理資訊系統相關欄位。

七十五、經核准銷毀之檔案於執行銷毀前,應妥善集中放置於安全場所,
        並注意其運送過程之安全。檔案之銷毀,應由檔案管理人員會同
        相關單位派員全程監控,並應注意環境保護事宜。

七十六、檔案因變質而散發有毒物質,嚴重影響人體健康,或遭遇戰爭、
        暴動,有損及國家安全或利益之虞者,迫於緊急情況,得逕行銷
        毀檔案。於銷毀後擬具報告,敘明逕行銷毀檔案原因及已銷毀檔
        案之檔號、案名、案件數量、銷毀時間、地點及方法等情形,函
        送檔案中央主管機關備查。

七十七、檔案因天災或事故毀損,經鑑定結果認無法修復者,本府得將其
        原因及已毀損檔案之檔號、案名及案件數量等詳細情形,函送檔
        案中央主管機關備查後銷毀。

七十八、本府每年進行檔案清查,整理屆臨移轉年限之永久保存檔案,檔
        案移轉以案卷為單位,其移轉期限之計算,以案卷內文件產生之
        日最晚者為準;凡屆滿二十五年者,應於次年移轉檔案中央主管
        機關。
        前項應移轉檔案中央主管機關管理之永久保存檔案,有因司法涉
        訟或其他正當理由,經檔案中央主管機關同意者,得酌予延長期
        限。但最長不得逾五年。

七十九、檢視屆臨移轉年限之永久保存檔案,是否為機密檔案;如屬機密
        檔案,於移轉前,應依有關機密檔案處理相關規定,先行辦理檔
        案機密等級之變更或解密事宜。

八十、將擬移轉之檔案整理後,編製或利用檔案管理資訊系統產出「擬移
      轉檔案目錄」,並加裝封面。依檔號排列並載明下列事項:機關名
      稱、檔號、案名、案由、文件產生日期、附件數、密等、儲存媒體
      型式、備註。

八十一、每年將擬移轉檔案目錄函送檔案中央主管機關審核,如有移轉前
        辦理檔案保存價值鑑定者,應將檔案鑑定報告隨同擬移轉檔案目
        錄函送檔案中央主管機關審核。並依檔案中央主管機關函復之審
        核結果修正為「檔案移轉目錄」一式二份。

八十二、備妥「檔案移轉交接紀錄」一式二份,並繕打各欄相關人員之職
        稱與姓名後,分置於各份檔案移轉目錄之後,並加裝封面為「檔
        案移轉目錄及移轉交接紀錄」及空白封底頁,裝訂成冊。

八十三、本府點交人與經辦人於檔案移轉交接紀錄上簽名或蓋章後,應將
        「檔案移轉目錄及移轉交接紀錄」送請業務主管及機關首長簽名
        或蓋章,並加蓋機關印信。

八十四、應移轉之檔案如為機密檔案,於裝箱前應將其加裝外封套密封後
        ,加蓋密封章,並得視需要與普通件檔案分開裝箱。

八十五、確認檔案移轉目錄之資料正確無誤後,應將檔案依檔案移轉目錄
        順序裝箱,並於該目錄箱號欄標註檔案裝箱之箱號。

八十六、製作或利用檔案管理資訊系統產出檔案裝箱清單,並將裝箱清單
        隨移轉檔案放入個別箱內。每個箱子上面及側面,應標註機關(
        構)名稱、箱號及總箱數、案卷數、移轉日期。

八十七、移轉檔案時必須注意安全,妥善運輸,依檔案中央主管機關排定
        之移轉方式、日期與地點,備函並派員將檔案及其電子目錄,併
        同「檔案移轉目錄及移轉交接紀錄」一式二份送達檔案中央主管
        機關指定之場所辦理移轉手續。

八十八、檔案中央主管機關依檔案移轉目錄所列,完成點交手續後由檔案
        中央主管機關之點收人、經辦人、業務主管及機關首長於檔案移
        轉交接紀錄上簽名或蓋章,並加蓋機關印信。

八十九、檔案移轉交接紀錄完成簽章及用印後,「檔案移轉目錄及移轉交
        接紀錄」由檔案中央主管機關函送本府,雙方各執乙份存查,並
        永久保存。

九十、本府對所屬機關檔案管理情形,定期辦理考評及獎懲。

九十一、本要點未規定者,適用其他法令之規定。

九十二、本要點奉縣長核定後實施,修正時亦同。