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法規內容

法規名稱: 新竹縣政府公文電子交換作業要點
公發布日: 民國 90 年 11 月 22 日
修正日期: 民國 103 年 10 月 03 日
發文字號: 府綜文字第1030154784號 函
法規體系: 綜合發展類
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一、新竹縣政府(以下簡稱本府)為簡化文書作業,實施公文電子交換,
    並透過電子公文交換之傳遞管道,加速與其他機關之傳遞、聯繫,提
    昇行政效能,爰依公文程式條例第十二條之一及機關公文電子交換作
    業辦法第十二條規定,訂定本要點。
二、本府、縣屬各機關學校及相關機關(以下簡稱各機關)之公文電子交
    換作業,應依本要點之規定,本要點未規定者,適用行政院函頒文書
    處理手冊或其他有關法令之規定。
三、本府公文電子交換收發文處理程式一般原則如下:
(一)公文電子交換,係指將文件資料透過電腦及電信網路,予以傳遞收
      受者。各機關對於性質符合電子交換之機關公文,應以電子公文交
      換行之。
      機關公文電子交換處理機制分為三類:
      1.第一類:屬經由第三者(公文電子交換中心)集中處理存證及轉
        文事宜。
      2.第二類:屬點對點直接電子交換者。
      3.第三類:屬發文方登載電子公佈欄,不另行文者。
      上述三類機制之選用,應由各機關之公文承辦人員,視公文性質,
      自行考量決定。惟遇有爭議時,應由發文方負責舉證。跨交換中心
      者,如:新竹縣政府警察局行文臺中縣政府警察局,應以第一類公
      文電子交換機制為之,以保留交換紀錄存證。
(二)各機關公文應由文書單位或單位收發負責辦理公文電子交換作業。
      但依公文性質、行文單位及時效,有適當控管程式者,可指定專人
      辦理,不在此限。
(三)各機關應設置電子公佈欄專區,供電子交換處理機制第三類公文登
      載之用,便利各界查詢、參考,各單位應配合更新網站資料內容。
(四)登載電子公佈欄之公文,超過登載期限,應自電子公佈欄專區移除
      。
(五)公文電子交換作業收文、發文、登載電子公佈欄之相關紀錄及文稿
      ,得視需要予以儲存。
(六)各機關對於其他機關電子公佈欄所登載之資訊,應視內容性質自行
      下載為必要之處理,並視需要轉登於機關內電子公佈欄。
四、公文電子交換收發文處理程式如下:
(一)收文:識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、加
      蓋「電子公文」章戳、分文、編號、登錄、傳送等。
(二)發文:繕校、列示清單、列印全文、識別通行、電子認證、發文傳
      送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失
      敗訊息等。
五、機關公文受文對像為人民、法人或其他非法人團體而以電子交換行之
    者,其收、發文相關處理程式,由發文機關依其業務需要與受文對像
    相互約定。但應採電子認證方式處理之,並得視需要增加其他安全管
    制措施。
六、人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時,
    應符合機關公文電子交換作業辦法、文書及檔案管理電腦化作業規範
    與相關規定。
七、線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下,進行線上傳
    遞、簽核工作。文書之陳核流程採線上簽核者,應採用電子認證、權
    限控管或其他安全管制措施,以確保電子文件之可認證性。辦理電子
    文件線上簽核應注意事項如下:
(一)可判別文件簽章人。
(二)可標示公文時效性。
(三)應提供代理人設定之功能。
(四)應翔實紀錄各會簽意見。
(五)應翔實紀錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
八、公文電子交換收文處理時應注意事項如下:
(一)電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身份
      辨識程式,並於電腦系統確認相符後,即時或定時進行收文作業且
      應立即傳送回復訊息,並依一般收文作業程式繼續辦理。
(二)電子交換收文人員操作傳遞交換系統應注意:
      1.正確解開電子文件封包。
      2.可成功儲存相關電子檔。
      3.確認發文單位無誤。
      4.確認公文、附件與文件無疏漏或被竄改。
(三)電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文,同時得由公文
      電子交換中心或收文方之電腦系統標明電子公文,如電子公文超過
      一頁以上時,須加印頁碼及騎縫標識。
(四)收文方對發文方告知登載電子公佈欄之訊息,應依其訊息擷取相關
      資料妥適處理。
(五)電子交換收文人員於檢視來文無誤後,應依序編收文號(含收文日
      期),加蓋「電子公文」及電子收文人員章戳、登(轉)錄摘要資
      訊,並將相關電子檔與收文號連結;如發現來文有誤送或疏漏時,
      應通知原發文機關另為處理。
九、公文電子交換發文處理時應注意事項如下:
(一)繕印:
      1.各機關分繕人員收到判行待發之文稿,應注意稿件之緩急並詳閱
        文稿上之批註後,登錄公文繕校分配表交繕。
      2.繕印人員宜力求避免獨字成行,獨行成頁;遇有畸零字數或單行
        時,宜儘可能緊湊。
      3.繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,應列
        示清單並將非電子交換公文列印,送請校對。
(二)校對:
      1.校對人員發現繕印之文件有錯誤時,應退回原承辦單位改正該電
        子檔。
      2.校對電子交換文稿,應於校對無誤後,列印全文作為抄件。
      3.校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,應詳
        加核對清單,並於校對無誤後,將非電子交換公文附於文稿內,
        循發文程式作業。
(三)傳送作業:
      1.電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其它識別方式
        實施身份辨識程式,並於電腦系統確認相符後,始可進行發文作
        業。
      2.電子交換發文人員發文傳送前,應確實檢查機關名稱、代碼是否
        正確,並依據文稿上註明之交換處理機制類別及安全管制措施項
        目,執行公文電子交換作業。
      3.電子交換發文人員應於傳送後,確認電腦系統已發送之訊息。
      4.電子交換文稿遇行文單位兼有電子交換及非電子交換者,應於發
        送後檢視清單,並在清單上標明「已電子交換」。
      5.公文電子交換後,應於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳,並將
        抄件併同原稿歸檔。
      6.發文人員發文後,發現收文方退文時,應按一般退文方式處理。
      7.電子交換發文人員於傳送後,至遲應於次日在電腦系統檢視發送
        結果,並為必要之處理。
      8.公文以電子交換者,其發送或登載日期應配合公文上之發文日期
        立即辦理,避免發文日期與發送或登載日期產生落差。
(四)蓋印及簽署:監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文
      稿,應核對其清單無誤後,方得於非電子交換公文蓋印,並循發文
      程式作業。
十、文書保密注意事項如下:
    機密文書之傳遞方式,如因機關業務特性,屬機密等級以上之文書須
    採電子方式處理者,應使用經專責機關鑑定相符機密等級之保密機制
    ,並經權責長官核定後,得依相關規定辦理。
十一、公文電子交換承辦人員公文製作規定如下:
  (一)公文於簽陳時,須視公文性質,註明採用之公文電子交換機制為
        第一類、第二類或第三類。其中第三類交換機制須加註登載期限
        。
  (二)承辦人員於公文判發稿回交時,應依批示及核定內容一一修正電
        子檔,俟完成校檢事項無誤後,逕送文書單位、人員。
  (三)應使用國家發展委員會檔案管理局委託驗證通過之公文製作軟體
        。
  (四)各機關公文以電子文件行之者,應配合資訊單位或人員彙整之電
        腦中文碼製作公文。電腦選字時不得自行造字或使用特殊符號,
        並避免用冷僻字。
  (五)公文內容請統一使用楷書字型,且不得側書、併排或逕自按「
          ENTER(或RETURN)鍵」換行。
  (六)公文遇分項條例時,表達各項順序之數字及符號採一字(符號)
        一碼方式處理:如一、二、三......,(一)、(二)、(三)
        ......(十一)......,1.2.3......,(1)、(2)、(3
        )......(11)......等。
  (七)關於附件格式處理規定如下:
        1.附件除實體物、證照、證書、支票、原始憑證、需蓋印章之表
          單等無法以電子交換傳遞者外,應以製作成A4規格且收文方
          能完整顯示及列印之可攜式文件檔為原則。
        2.附件逾一頁時,應加註頁碼以求附件完整性,附件如另行寄送
          者,務必於附件欄下以括弧註明,俾利受文方識別併文。
        3.各機關應將其他機關轉來之書面公文及附件(十頁以內者),
          利用掃瞄器作成A4規格之電子檔(非A4規格者以影印縮印
          成A4規格再掃瞄);無掃瞄器者,應以購置或租賃等方式因
          應。
        4.附件係屬公文之一部分,應由承辦人員整理後,連同本文一併
          傳送至文書單位、人員,再由文書單位、人員依發文程式處理
          。
        5.附件檔隨文傳送者,應以A4規格、檔案大小總計不超過2M
          B、總檔案數不超過3個檔以上及非表單者為原則。
        6.附件檔如不符上項可隨文傳送之規定者,應先由承辦人員於公
          文函稿上註明下載之網址,並將公文及附件檔傳至文書單位、
          人員後,再由文書單位、人員,將之放置於新竹縣電子公文專
          屬網站上,提供受文機關下載使用。
  (八)正、副本受文者如另含不同類型附件時,應個別以括弧標示。並
        在「主旨」或「說明」段中敘明附件名稱。
  (九)正、副本行文單位與單位間,應使用「頓號(、)」作區隔,惟
        「括弧()」內之單位間應以「逗號(,)」區隔,如:本府各
        單位(含科,隊)、各鄉鎮市公所(竹北市,峨眉鄉除外)、各
        附屬機關學校。
  (十)受文者名稱屬機關、單位者,應配合本府新版公文製作系統選擇
        群組或以點選方式將之完整列於函稿上;若非屬可點選之對象,
        應正確繕打「全銜」,不得以簡稱方式繕打或另列清單行之,以
        避免發生公文誤傳、誤投等情事。
十二、安全防護規定如下:
  (一)對使用者、管理者應施予安全教育訓練。
  (二)環境安全注意事項:
        1.網路佈線,應遵守最大長度限制,遠離電磁感應物。
        2.加強防火設施及門禁安全管制,並具備不斷電系統設備。
  (三)硬體安全,以有備援設備為原則,以維持系統永續運作。
  (四)軟體安全,應加強電腦病毒預防處理、定時備份、異地分存,各
        項儲存媒體,不得任意棄置,並應加鎖收藏。
  (五)網路安全,除應加強網路監控管理、傳送重要電子公文須加密處
        理外,並應建立認證管理、防火牆系統以及安全稽核機制。
十三、應變作業規定如下:
  (一)電腦當機時,發文作業人員,除通知修護,使用備援系統外,應
        依規定使用傳真或另為適當處理。
  (二)發生電腦中毒時,應停止作業,以防病毒擴散,並使用掃毒軟體
        或洽請資訊單位、人員為有效之處理。急要之發文,依當時可行
        之方法辦理。被破壞之檔案,應設法恢復或查明處理。
十四、執行公文電子交換使用機關電子憑證(儲存於IC智慧卡晶片中)
      申請製發、啟用、維護、換發、補發及繳銷管理注意事項:
  (一)各機關電子憑證申請、毀損換發或遺失補發時,應填具相關「公
        文電子交換憑證申請書」(申請時請至新竹縣電子公文專屬網站
        下載使用),依申請製發程式陳報本府人事處(並加會綜合發展
        處)製發。
  (二)各機關如因使用管理不當,致生讀卡機故障、電子憑證鎖卡、密
        碼遺忘等無法使用情形時,應由機關提具維護申請,正式函請本
        府處理。
  (三)機關電子憑證使用,透過通行碼(即PINNUMBER)及本
        府憑證管理中心進行管理。
      前項通行碼應於領用機關電子憑證後立即更新,為加強安全管理並
      應視需要經常更新。
  (四)各機關應於領取機關電子憑證後,以公文電子交換系統執行憑證
        檢驗工作,並確認機關代碼及名稱是否正確(檢驗操作程式詳新
        竹縣電子公文專屬網站)以確保機關電子憑證可用。
  (五)各機關應指定專人辦理電子憑證管理事宜。
        若有所屬機關者,並應指定內部單位專責統一辦理,並於權責範
        圍內負監督之責。
  (六)各機關因裁撤、歸併、變更名稱須換發、補發及繳銷機關電子憑
        證時,應檢附原領憑證正式函文,經本府相關單位確認後,始得
        完成程式,不得自行銷燬。
十五、文書用具及處理標準:各機關公文電子交換所需章戳,得依照下列
      規定自行刻製,分交各收發人員妥善使用之:
  (一)電子文件章(指「電子公文」、「已電子交換」及電子收文人員
        章戳)應以木質刻製,於收發電子文件時蓋用之。
  (二)各機關公文電子傳遞交換作業使用之電子憑證正卡及讀卡機應由
        負責收發文人員,負責保管使用,電子憑證副卡則由文書主管保
        管,並為執行公文電子交換之備用卡,上述設備如有遺失或損毀
        ,應依相關規定程式辦理申請補發。
十六、各機關人員如有未善盡執行、保管、維護,致延誤公文時效或違反
      保密之職責時,應按情節輕重,簽報首長議處。
十七、本要點奉縣長核定後實施,修正時亦同。