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法規內容

法規名稱: 廢/停新竹縣政府落實陳情(檢舉)人身分保密實施要點
公發布日: 民國 97 年 09 月 16 日
廢止日期: 民國 106 年 01 月 03 日
發文字號: 府政三字第1060003271號 函
法規體系: 政風類
圖表附件:
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一、新竹縣政府(以下簡稱本府)為強化並落實陳情(檢舉)人身分保密
    ,防止因行政作業疏漏,致洩漏陳情(檢舉)人身分,衍生不良後果
    ,影響人民對政府的信賴,特訂定本實施要點。

二、本府各單位(含府外單位,不含警察局)業務性質須經常受理民眾陳
    情(檢舉)者,單位主管、首長應指派專責人員辦理陳情(檢舉)人
    身分保密事宜。

三、受理具名陳情(檢舉)案件,其陳情(檢舉)人身分保密之作業流程
    如下:
(一)各單位受理具名陳情(檢舉)案件由收發人員登錄、編號後,親持
      或密封交予專責人員處理。收發人員登?之內容不得顯示陳情(檢
      舉)人姓名或身分辨識資料。
(二)專責人員接獲具名陳情(檢舉)案件,經檢視陳情(檢舉)內容無
      須保密者,移請業務主辦單位自行處理,否則應以電話、函件、親
      訪或其他方式查證確認陳情(檢舉)人身分及陳情(檢舉)情事後
      ,將陳情(檢舉)函件隱去足資辨識陳情(檢舉)人身分之相關資
      料,影印送交業務主辦單位處理;無法影印者,摘錄其內容轉交。
      專責人員查證陳情(檢舉)人身分結果,屬冒名或虛名者,則將全
      案資料移交業務主辦單位自行處理。
(三)業務主辦單位處理真實具名陳情(檢舉)案件因案情需要須聯繫或
      訪談陳情(檢舉)人時,由專責人員代為聯繫或訪談,並將結果轉
      知業務主辦單位續辦;但案情過於複雜,非專責人員得以代辦者(
      如:須陳情「檢舉」人出面作證等),則將全案資料移交業務主辦
      單位自行處理、答覆。
(四)業務主辦單位辦理完成之具名陳情(檢舉)案件,其陳情(檢舉)
      人身分資料仍由專責人員保管者,應將答覆函件簽准後空留受文者
      欄,交由專責人員填註寄發。案件歸檔時,由專責人員將陳情(檢
      舉)人身分資料密封後,送交業務主辦單位併卷歸檔。
(五)陳情(檢舉)人親至本府陳情(檢舉)者,如事先表明係陳情(檢
      舉)事由時,由警衛或接待人員聯繫各單位專責人員受理,專責人
      員應將陳情(檢舉)內容製作為書面資料並請收發人員予以登錄、
      編號,依照第三、(一)、(二)規定辦理陳情(檢舉)人身分保
      密事宜後,移交業務主辦單位處理;陳情(檢舉)人逕行至各單位
      表明陳情(檢舉)事由時,則由各單位之專責人員自行依照前述規
      定辦理陳情(檢舉)人身分保密事宜。
(六)陳情(檢舉)人以電話向機關陳情(檢舉)者,由總機等相關人員
      依照前(五)規定辦理。

四、專責人員保管或密封之陳情(檢舉)人身分辨識資料,非經單位主管
    、首長同意,他人不得閱覽或啟封;經核准閱覽或啟封者,應於相關
    文件中註明原因、發生時間及知悉人員姓名。

五、業務主辦單位自行處理之具名陳情(檢舉)案件,得比照前點規定,
    將陳情(檢舉)人身分辨識資料密封、管制。

六、陳情(檢舉)人親至本府各單位製作陳情(檢舉)紀錄時,應選擇適
    當場所,採取隔離措施,並將談話音量放低。

七、公文簽辦過程應避免記載足以辨識陳情(檢舉)人身分之相關文字或
    內容(如:據貴會會員、貴單位同仁、同棟鄰居反映等字眼)。

八、具名陳情(檢舉)案件函覆處理結果時,應予分函辦理,避免將陳情
    (檢舉)人及被陳情(檢舉)人併列於受文者正、副本欄位,或併列
    時陳情(檢舉)人欄位僅書名「陳情(檢舉)人」字樣。

九、函復陳情(檢舉)人信件,不得使用印有本府或各單位名稱字樣之外
    封套,以避免於郵遞過程中遭他人窺知陳情(檢舉)人身分。

十、專責人員或業務主辦單位發現陳情(檢舉)案情外洩、案卷遺失及可
    能洩漏陳情(檢舉)人身分等情事,應立即陳報各單位主管、首長,
    並通知政風處(室)協助研採補救措施及查明責任歸屬。

十一、本實施要點流程圖如後附。

十二、本實施要點如有未盡事宜得隨時修正之。