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法規內容

法規名稱: 新竹縣政府機密文書機密等級變更或註銷作業程序
公發布日: 民國 100 年 08 月 03 日
發文字號: 府綜文字第1000355782號 函
法規體系: 綜合發展類
圖表附件:
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一、為統一新竹縣政府(以下簡稱本府)機密檔案清查及解降密作業,提升行政
    效能,特訂定本程序。
二、已歸檔機密檔案,由機密檔案管理人員主動清查,凡已符合解密條件、保
    密期限或解密條件不明確需辦理密等檢討者,製作待解密清單會辦各業務
    單位。
三、承辦人辦理密等變更或註銷程序如下:
(一)已屆保密期限(如本件於某年某月某日解密)或已標示解密條件(如工
      作完成或會議終了時解密、附件抽存後解密、公布時解密或其他特別條
      件)之文件,承辦人依據該項業務確認已符合解密條件,可自動解密
      者,填具機密文書機密等級變更或註銷紀錄單(以下簡稱紀錄單)(附
      表一)裝訂於文件首頁或於原文件明顯處加蓋機密文書機密等級變更或
      註銷紀錄戳(以下簡稱紀錄戳)(附表二)後,陳送主管核定。
(二)原來文機關以機密文書機密等級變更或註銷通知單(以下簡稱通知單)
     (範例一)通知註銷或變更機密等級者,填具紀錄單裝訂於文件首頁或
      於原文件明顯處加蓋紀錄戳後,陳送主管核定。
(三)經核定變更機密等級之案件,須將原文之原密等及原保密期限以雙線劃
      去後,註明新密等及新保密期限並蓋章;註銷機密等級或自動解密之案
      件,須將原文之原密等及原保密期限以雙線劃去並蓋章。
(四)原來文未標示解密條件或保密期限,或標示之解密條件未明,應擬具機
      密文書機密等級變更或註銷建議單(以下簡稱建議單)(範例二),陳奉
      核定後繕發,建議該案之原來文機關辦理密等變更或解密。
(五)發(創)文案件機密等級變更或註銷後,應擬具通知單,陳奉核定後繕
      發,通知該案之原始正副本受文者。自動解密案件免發通知單。
(六)發(創)文案件未標示解密條件或保密期限,收到受文機關建議單,應辦
      理檢討。於原文稿件填寫解密條件或保密期限陳送主管核定後,函復受
      文機關。
(七)已送歸檔之案件辦理機密等級變更或註銷,除本程序第二條情形者外,
      依本府調案程序至文書檔案科調回辦理。
(八)解密條件或保密期限已符合,可自動解密之文件,於發文或送歸檔前
      完成解密程序,避免非必要之調案手續,以提高行政效率並達成節能減
      紙之目的。
(九)文件未註明頁碼者須補編頁碼。
(十)仍維持原密等或變更密等條件者,以及繕發建議單後未獲原來文單位以
      通知單答覆之案件,送還機密檔案管理人員時,仍須以機密檔案封套裝
      封。
四、機密檔案檢討後,檔案管理人員處理程序如下:
(一)收到承辦人送還之檢討完成案件,於公文管理系統註記該檔案新機密等
      級或註銷密等。註銷密等之案件,須登打扼要案件主旨或事由。
(二)不解密案件仍歸入密件檔案管理。
(三)解密之案件,歸入一般檔案管理。