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法規內容

法規名稱: 新竹縣政府公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 107 年 09 月 19 日
發文字號: 府綜文字第1070172992號 函
法規體系: 綜合發展類
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一、新竹縣政府(以下簡稱本府)為統一實施公文線上簽核處理方
    式,提升行政效率及達成無紙化目標,特訂定本規定。
二、本府之線上簽核作業,依本規定之規範,本規定未規範者,適
    用「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及
    其他相關法令之規定。本府所屬機關、學校得準用本規定,或
    參酌本規定自行訂定作業規定。
三、本規定所稱線上簽核係指依「文書處理手冊」第八點所定公文
    線上簽核採用電子認證者。
四、線上簽核之公文應符合下列各款規定:
  (一)公文保存年限在十五年以下。
  (二)本文與附件頁數合計二十頁以下。
五、不適用線上簽核之公文類型如下:
  (一)密件公文。
  (二)附件為實體資料(支票、原始憑證、成冊之文件或須簽名蓋
      章者)。
  (三)經費請領及須檢附會計憑證相關公文。
  (四)訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法
      令規定須以紙本辦理者。
  (五)公文案情複雜或經單位主管認定須採紙本簽核方式辦理者。
  (六)民眾來文。
  (七)其他非可適用線上簽核形式者。
六、簽核公文應確保完整性及真實性,並應詳實記載相關事項如下:
  (一)可判別文件簽章人。
  (二)可標示公文時效性。
  (三)應詳實記錄各會簽意見。
  (四)應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
七、各單位公文簽核人員,應於上班時間內,隨時查看公文系統有
    無應簽核之公文。請假時,應事先告知職務代理人,並於請假
    前完成公文系統代理人設定,以避免延宕公文處理時效。
八、各簽核點人員(承辦人員、主管人員)、繕校人員,對其文稿
    內容異動與否,均應依公文系統之操作指示,以個人有效之自
    然人憑證進行簽章,以明責任;總收文及單位收文人員得不使
    用電子憑證進行簽章。
九、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,得採本府核發之
    臨時憑證替代,存查案件於送檔案管理單位簽收前,其他案件
    應於送發文前,完成電子憑證之補簽作業;若無法由原簽核人
    員補簽時,得由職務代理人或權責主管補簽,並記錄原因。
十、若遇公文於線上簽核作業中,因故須改以紙本簽核時,應由承
    辦人員於公文系統註明原因,並自行列印與點選轉紙本陳核。
    經改為紙本簽核之公文,仍應以原文號簽辦,附陳已線上簽核
    之簽稿及簽核意見,簽核流程須重新開始並於原限辦期限內簽
    核辦結。
十一、承辦單位收受線上簽核公文,審認為非屬該單位承辦者,承
    辦人員須於公文系統列印公文及「新竹縣政府公文改分單」,
    陳核至主管後,即時由單位收發人員退回總收文人員改分,不
    得自行處理,以明權責,並利日後稽催作業。
十二、承辦人員擬辦案件時,得設定簽會流程,各簽核點人員得依
    實際需求進行簽會流程調整;設定會辦流程時,得視需要設定
    回傳承辦人員進行意見彙整。
十三、線上簽核時,如有佐參資料或關聯案件者,其附加方式如下:
  (一)資料應為電子檔,以夾帶附檔之方式附加。
  (二)輸入參考公文之文號。
十四、收文人員透過電子交換收受電子文後,應注意傳遞交換之電
    子文件、確認發文單位及檢查附件與文件有無疏漏或無法開啟
    ;若有疏漏或無法開啟之情形,請於線上簽核及公文管理系統
    中將該文刪除,並聯繫發文機關重新發送公文或補發紙本文。
十五、收文後採線上簽核者,其收文確認、檢視處理、編號、登錄
    、分文及傳遞等處理程序應於線上為之。
十六、收文人員若收受公文為紙本公文時,除本規定第五點所列不
    適用線上簽核之公文類型外,得將公文掃描後進行分文作業
    ,來文紙本及附件併送交承辦人員,進行公文線上簽核作業
    ;但經承辦人員審認涉及個人權益義務或信證稽憑之機關間
    行文及非屬機關間之紙本來文,得逕轉為紙本辦理。
十七、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,該來文
    紙本由業務單位自行判定保存年限及保管。
十八、線上簽核之公文,經決行人員核判及簽署後,承辦人員應即
    完成發文或存查程序,並於規定期限內送本府檔案管理單位簽
    收;檔管人員點收前應確認檔案內容有無應退件情形(如附件
    不全或無法讀取等)。
十九、已核決之線上公文內容如須更正錯誤,存查案件於送檔案管
    理單位簽收前,其他案件應於送發文前,修正並加註說明,依
    原簽核流程重新線上簽核;其因案情緊急者,得經原決行人員
    之同意,逕陳原決行人員核判。
二十、本規定如有未盡事宜,得適時補充或修正。