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列印時間:108.12.11 11:14

法規內容

法規名稱: 新竹縣政府及所屬機關學校公文時效管制實施要點
公發布日: 民國 89 年 12 月 01 日
修正日期: 民國 102 年 06 月 10 日
發文字號: 府綜研字第1020071427號 函
法規體系: 綜合發展類
圖表附件:
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一、新竹縣政府(以下簡稱本府)為有效管制本府及所屬機關學校(以下簡
    稱各機關)文書流程,特訂定本要點。
二、各類公文處理時限,除法令另有規定外,依下列規定:
(一)一般公文時限:
     1.最速件:一日 (但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成) 。
     2.速件:三日。
     3.普通件:六日。
(二)限期公文,應依其規定期限辦理,如收文時已逾文中所訂期限者,該文
    仍應儘速辦理並得以普通件處理時限辦理;開會、會勘通知單或來文中
    指定日期開會、會勘、開標、驗收並經正式收文編號者,依其指定期限
    為結案日期。
(三)人民申請案件不得分段銷號處理或先存查再以創稿辦理,應按其訂定之
    期限處理;若案件不合法定程序或手續時,應詳細說明一次通知申請人
    補正(另以創號處理,不得以原案文號結案),並告知補正期限,若逾
    期不補正者始得退件結案。
(四)人民陳情案件,依「新竹縣政府及所屬各機關處理人民陳情案件要
    點」,規定期限辦理,但不得超過三十日為限。
(五)訴願案件,依訴願法規定辦理;請求國家賠償案件,依國家賠償法及其
    相關規定辦理。
(六)監察院案件:依「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定辦
    理。
(七)專案管制案件或其他特殊性案件,得視實際需要簽奉核准處理期限。凡
    公文涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之
    複雜案件,得申請為專案管制案件。   
三、會辦各類公文(含創簽、創稿),急要文件應進行親會面洽;同一文件
    需請三個以上單位會辦,宜複製同時送會;送(收)會外機關公文以速
    件管制。機關內部各受會單位處理會辦公文時限標準如下:
(一)一般公文會辦時限,最速件一小時;速件二小時;普通件四小時。
(二)人民申請案件會辦時限按訂定之會辦(審)期限處理,未訂期限之
    案件以不超過一日為會辦期限。
(三)人民陳情、訴願及專案管制三類案件會辦時限,最速件應隨到隨辦,
    不得超過半日;速件不得超過一日;普通件不得超過三日。
四、經承辦單位主管核章送會之案件,除經協調承辦單位主管同意者外,會
    辦單位不得擅自退件或拒不會辦,會辦單位如有意見,應依權責簽擬意
    見,提供承辦單位參考或陳請長官核參。會辦單位承辦人員或核稿人員
    公差、請假時,會辦單位主管應督促職務代理人確實於時限內會畢,避
    免積壓公文情事。
五、各類公文處理期限假日之計算標準如下:
(一)一般公文及人民陳情案件自收文至發文日止,所需日數扣除假日計算。
(二)限期公文、專案管制、人民申請、訴願案件、監察案件等均包含假日計
    算。
六、一般公文發文使用日數計算標準如下:
(一)答復案件應自收文之次日起至發文之日止(含機關內部各單位會辦、會
    簽、會稿時間)所需日數扣除假日,為發文使用日數。
(二)彙辦案件應自所彙辦公文最後一件收文之次日起算,至發文之日止,所
    需日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數;其餘彙辦公文於全案
    辦結時,以存查公文計算。
(三)併辦案件應自首件收文之次日起算,至發文之日止,所需日數扣除假
    日,為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦結時,以存查公文計
    算。
(四)創稿案件:
  1.交辦案件應自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發
    文使用日數。
  2.先簽後稿案件應自首次簽辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假
    日,為其發文使用日數。
  3.直接辦稿案件應自辦稿之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為
    其發文使用日數。
(五)限期公文:
  1.於來文所訂或規定期限內辦結,未超過六日者,扣除假日以實際處理日
    數計算,超過六日者,以六日計算;逾越來文所訂期限者,依實際處理
    日數計算。
  2.處理限期公文過程產生之彙(併)辦案件,於全案辦結時,以存查公文計
    算。
(六)送會本機關以外機關案件應自送會之日起,至退會收到之日止,期間得
    予扣除。
(七)人民申請、人民陳情、訴願及專案管制案件之使用日數計算標準如下:
  1.以依限辦結與逾限辦結為計算基準。在規定處理時限內辦結者列為依限
    辦結,超過規定處理時限辦結者列為逾限辦結。
  2.人民申請案件因不合法定程序或手續時,主辦單位應詳細說明,一次通
    知補正。通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者,從其通知、函轉之
    日起,至補件、釋復之日止,所經過之期間得予扣除。
  3.人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層轉核釋者,
    自其層轉之日起,至函復、釋復之日止,所經過之期間得予扣除。
  4.訴願案件因訴願書不合法定程序,而其情形可補正者,應通知訴願人於
    二十日內補正者,其時效自訴願補正程序的次日起算。

七、案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,承辦人應在屆滿處理
    時限以前申請展期,各類公文展期期間假日之計算標準比照本要點第五
    點各類公文處理期限假日之計算標準辦理:
(一)一般公文以二次為限,每次展期不得超過十日,由單位主管核准。但因
    情形特殊須為第三次以上展期或展期超過三十日以上者,應簽經機關首
    長或幕僚長核准。來文訂有期限,如不能按期辦結時,應於預定結案日
    前先行協調通知來文機關,如來文機關同意更改處理期限(視需要填具
    公務電話紀錄備查),則毋需辦理展期,如不同意,承辦人員應依規定
    辦理展期。
(二)人民申請案件之展期,得於原處理期間之限度內延長之,但以一次為
    限,並將延長理由通知申請人。
(三)人民陳情案件,因案情複雜,未能在規定時限內辦結之案件,應依分層
    負責簽請核准展期,並將延長時限理由以書面(或電子郵件)告知陳情
    人。
(四)訴願案件之展期,依訴願法規定辦理。
(五)監察院案件之展期,因案情複雜且一時無法辦結函復,業務單位應於限
    辦期限內將辦理情形及未能結案之原因先行回復及登錄於「監察案件管
    理資訊系統」,並向監察院申請展期。
(六)專案案件之展期,由機關首長或幕僚長 核准,並會知研考單位(人員)
    列入管制。
(七)展期必須確屬需要,各級權責主管應確實審核,或提示處理原則,避免
    展期。
(八)除公文管理系統展期外,展期奉准核定後,展期申請單(附件一)應併同
    公文陳核,日後應附於文案卷歸檔,以備查考。
八、為有效發揮文書流程管理功能,應以機關內每一成員對公文處理的自我
    管理為主,文書單位及專責管制(研考)單位查催處理為輔,故公文流
    程管理乃屬全面性、整體性作業。本府暨所屬機關學校公文時效管制稽
    查,各單位成員應基於自我主動及全面管理原則,主動積極掌握公文處
    理時效,其職責規定如下:
(一)各級單位主管職責:
  1.充分掌握查催資料,即時督促每一成員作業時效,對所屬承辦之公文,
    應隨時檢查有無逾期之情事,予以督催,本身尤應注意公文品質及處理
    時限之遵守,若疏於督催致有貽誤時,應負共同責任。
  2.對涉及兩個以上單位之案件,宜與相關單位商訂原則後再行處理,避免
    因往來會稿而延誤時效。
  3.落實執行職務代理制度,督促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文,避
    免積壓公文情事。
  4.對逾處理時限三十日以上之待辦案件,應立即責請承辦人處理。
(二)各單位承辦人員職責:
  1.對所承辦之公文,自簽辦之日起至發文之日止,應負處理流程各階段查
    催之責;如有查催困難情事,應即時向單位主管或文書單位反應處理。
  2.公文必要時應持陳、持會、送發,並同時通知單位收發人員登錄,以掌
    握正確流程。
  3.無法於期限內結案者,應於屆滿處理期限前簽准展期。
  4.對於逾限未結案件事前檢查週報表,應於接獲之次日起三日內答復。
(三)各單位收發人員職責:
  1.管制登錄單位內每一公文(含府文、單位文及會稿等)處理流程經過及使
    用時間。
  2.逐日檢查公文處理紀錄,對將屆預定辦結期限之案件宜預先告知提醒承
    辦人,對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,應予每
    日查催一次,並將查催資料提供單位主管參處。
  3.收到非本單位之公文時,最遲應於八小時內退回文書單位改分處理。
  4.公文收發、處理過程遇有困難問題,隨時與文書單位及公文管考單位協
    調連繫。
  5.配合研考單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
(四)各單位文書人員職責:
  1.邀集會商研考單位、資訊單位共同建置機關文書流程管理電腦化作業環
    境、建立以案管制及以文管制作法。
  2.依據處理時限標準,訂定每一過程之可使用時間,作為適時提醒各級人
    員處理公文準據。
  3.協助推動文書流程簡化工作。
  4.訂定公文展期核准職責,展期三十日以上時,須由機關首長或幕僚長核
    准。
  5.對成效優劣單位或個人提出獎懲建議。
(五)各單位研考人員職責:
  1.訂定公文時效管制作業及獎懲等相關規定。
  2.對逾限未結案件,定期填報或列印逾限未結案件事前檢查週報表加強事
    前稽催,並輔以電子郵件方式稽催。(附表二)
  3.每月應製作上月份各類公文處理時效統計表陳報機關首長核閱。(附表
    三)
  4.逾期積結三十日以上公文,由研考人員通知各單位儘速辦理並限期清
    理、追蹤至結案為止。(附表四)
(六)機關首長(副首長或幕僚長)職責:
  1.審核展期超過三十日以上的案件、專案管制案件及特殊性案件。
  2.對超過處理時限三十日以上的案件,責成有關單位或人員限期結案。
  3.提示文書流程改進方法。
  4.公文時效優劣獎懲案件、文書流程稽核成果獎懲案件之核定。
九、公文處理有下列情事之一者,得專案簽報獎勵:
(一)公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現之人員,
    有具體事蹟者。
(二)登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實而於文書流程管理制度之落實
    推動有重大貢獻者。
(三)辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
(四)文書流程管理制度之革新或改進建議,經採行確具績效者。
十、本府及所屬機關學校應不定期抽查公文處理作業,凡公文承辦或會辦有
    逾期者,應依新竹縣政府及所屬機關學校公文逾限懲處標準表(如附件
    五)予以懲處。
十一、公文處理有下列情事之一者,得專案簽報議處:
(一)登錄不確實、統計不確實或未實施各種分析,致文書流程管理原則不能
    落實者。
(二)無故積壓公文情形嚴重者。
(三)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
(四)違反分層負責規定者。
(五)無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
(六)核判公文經書面查催後仍未核批或核批後未交下者。
(七)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
(八)應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
(九)逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
(十)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。
(十一)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
(十二)人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加註明  通知補正者。
(十三)其他違反本要點之規定而屬情節重大者。
十二、各機關各類公文處理作業,有下列情事之一者,本府得派員輔導或抽
      查:
(一)公文處理當月平均日數較各同級機關平均辦理速度或機關上月平均辦理
    速度有顯著超前或退步,其超前或退步百分之二十以上者。
(二)人民申請、陳情案件之處理,每月逾限結案率超過百分之十以上者。
(三)上級交辦案件應行查處事項。
(四)本府交查或指示應行查處事項。
(五)推動公文管理資訊化作業事項。
(六)其他與提升行政效率有關事項。
十三、各類公文處理作業本府得隨時派員輔導或抽查,如涉及資訊技術時,
      得會同資訊相關單位共同辦理。
十四、各機關平時應加強公文督查,自我管理;經本府派員輔導所提建議改
      進事項者,應確實管制檢討改進,以增輔導及抽查效果。
十五、本要點未規定事項,依相關法令規定辦理。
十六、本縣各鄉(鎮、市)公所得依機關特性自行訂定相關規定,作為文書
      流程管理之依據。

資料來源:新竹縣政府主管法規共用系統